MANAJEMEN PERJALANAN

Menurut Stoner JA et.al. (1995), manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Manajemen juga dapat diartikan sebagai ilmu dan seni dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dalam mengoptimalkan kinerja SDM untuk mencapai tujuan (Wijayanto D 2012). Manajemen perjalanan  adalah proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dalam suatu perjalanan untuk mencapai tujuan (hasil) yang diinginkan. Manajemen perjalanan merupakan hal penting yang harus dipenuhi dalam merencanakan suatu kegiatan agar lebih terstruktur dalam hal pelaksanaannya.

Dalam manajemen perjalanan itu sendiri dibagi menjadi 3 bagian:

• Perencanaan atau Persiapan
• Pelaksanaan
• Pasca kegiatan

PERENCANAAN atau PERSIAPAN

Dalam proses ini kita harus mempersiapkan dengan sebaik mungkin, karena ini adalah langkah awal dari keberhasilan suatu perjalanan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:

• WHAT

Apa kegiatan dan tujuan yang akan dilaksanakan

• WHERE

Dimana perjalanan tersebut akan dilaksanakan

• WHEN

Kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan

• WHO

Siapa saja yang akan melakukan perjalanan ini

• WHY

Mengapa kita melakukan perjalanan ini 

• HOW

Bagaimana kita dapat melaksanakan perjalanan ini, bagaimana akses kesana, perizinan kesana, logistik yang diperlukan, dll sesuai dengan perjalanan yang akan dilaksanakan.

Untuk memenuhi hal tersebut, maka kita perlu mencari/mendapatkan informasi sebanyak mungkin terkait dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Untuk mempermudah dalam memenuhi semua hal tersebut, kita dapat membagi tugas dalam menyusun perjalanan ini. ada beberapa pembagian tugas dalam melaksanakan perjalanan ini:

• Ketua

Ketua bertugas untuk memastikan semua berjalan dengan lancar, mengkoordinir dari setiap pembagian tugasnya, ya yang harus serba tau lah.

• Humas

Humas bertugas sebagai penghubung antara kita selaku yang ingin melaksanakan perjalanan dengan pihak yang terkait dengan kegiatan ini, seperti mengurus perizinan dalam melakukan perjalanan, menjalin kerjasama dengan mitra atau sponsor. Biasanya tugas ini dibantu dan dirangkap oleh ketua pelaksana.

• Koordinator Lapangan (Korlap)

Korlap bertugas untuk membuat rundown atau time table saat kegiatan, memastikan kegiatan di lapangan berjalan tepat waktu dan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Berperan pada hari H kegiatan, dan berkoordinasi dengan ketua dalam pengambilan keputusan saat dilapangan.

• Sekretaris

Sekretaris bertugas untuk yang mengurus tentang surat menyurat, persyaratan perizinan, proposal kegiatan, menulis notulensi dalam briefing dan evaluasi, dll.

• Bendahara

Bendahara bertugas untuk menyusun rancangan keuangan atau anggaran biaya yang berkaitan dengan kegiatan ini, apa saja yang harus dialokasikan dan berapa dananya.

• Logistik dan Transportasi

Logistik dan Transportasi bertugas untuk menyiapkan apa saja kebutuhan peralatan yang harus dibawa dalam kegiatan ini, dan memastikan bagaimana akses menuju kesana.

·         Publikasi Dekorasi dan Dokumentasi

PDD bertugas untuk mempersiapkan desain logo kegiatan, poster, banner, baju, desain proposal, dokumentasi kegiatan, pembuatan story line mengenai output kegiatan seperti video atau buku

·         Konsumsi

Konsumsi bertugas sangat vital karena menyangkut dengan kebutuhan perut tim pelaksana dan biasanya paling berpengaruh dalam penyusunan anggaran biaya. Biasanya bertugas untuk merencanakan kebutuhan makanan selama rangkaian kegiatan, di perjalanan apakah dapat masak atau harus beli dijalan, untuk dilapangan tentunya perlu membuat list kebutuhan makanan dan minuman di setiap harinya, tentunya makanan harus bergizi untuk menjaga kondisi tubuh tim dan variatif karena di lapang dalam waktu lama biasanya bosen kalau makan itu-itu aja, snack jika diperlukan untuk teman saat briefing atau evaluasi harian dan kebutuhan pendamping lapang jika ada, seperti kopi dan rokok. Mencari informasi mengenai pasar terakhir yang dapat ditemui atau pasar terdekat yang dapat dijangkau dari lokasi kegiatan untuk menghemat tenaga dalam membawa bahan konsumsi dan meminimalisir bahan-bahan yang tidak tahan lama, seperti sayur yang mudah busuk. Jika waktu kegiatannya lama tentu diperlukan pemilihan terhadap bahan yang tahan lama.

• Dan Lain-lain

dan lain-lain disini jika dibutuhkan pembagian tugas lain yang disesuaikan dengan kebutuhan dan SDM dalam kegiatan yang akan dilaksanakan.

Setelah semua hal mengenai perencanaan perjalanan tersebut selesai, maka lanjut ke tahap selanjutnya, yaitu

PELAKSANAAN

Pada pelaksanaan ini pun merupakan faktor penentu dalam keberhasilan kegiatan tersebut. Dalam tahap ini pun dibagi menjadi 2 faktor, yaitu teknis dan non-teknis.

Faktor Teknis

Semua hal yang berhubungan langsung dengan pelaksanaan di lapangan seperti:

Pembagian SDM, seperti pembagian tugas pada hari H seperti siapa yang bertugas menjadi korlap, siapa bertugas menjadi tim pengamatan atau pengambilan data, siapa yang mendokumentasikan, pembagian dalam pembawaan barang, siapa yang bertugas sebagai perintis, siapa yang bertugas sweeper, dll.

Pengambilan keputusan, pentingnya peran ketua dalam pengambilan keputusan disini yang tentunya berkoordinasi dengan korlap dan anggota lain dalam memberi masukan.

Peran Korlap, dalam mengatur jalannya kegiatan apakah sesuai dengan rencana atau rundown yang telah dibuat atau tidak dan berkoordinasi dengan ketua.

Pendokumentasian, seperti kebutuhan dokumentasi dalam tim, tentunya PDD memiliki storyline agar tergambarkan kebutuhan dokumentasi foto dan video apa saja yang harus diambil dengan kondisi batrai dan memori yang tersedia

Keselamatan, merupakan hal yang sangat vital dengan mempersiapkan skario terburuk, tentunya alat P3K harus lengkap untuk menunjang kebutuhan.

Dan lain-lain.

Faktor non-Teknis

sedangkan faktor non-teknis adalah segala hal yang bersifat tidak langsung atau untuk mendukung faktor teknis, seperti pengurusan admistrasi (simaksi, surat sehat, surat perizinan pengambilan sampel, dll), pendukung kegiatan (suplai makanan, cadangan batrai untuk kamera, dll), puskesmas terdekat, dan lain-lain.

 Dan yang terakhir ada 

PASCA KEGIATAN 

Tahap ini adalah tahap terakhir dalam sebuah kegiatan

Pelaporan

Disesuaikan dengan kegiatan apakah perlu apa pelaporan atau tidak, seperti mengabari polsek  terdekat setelah kegiatan, presentasi terhadap pihak yang terlibat, pertanggung jawaban kegiatan, dll.

Evaluasi

Evaluasi yang bertujuan untuk mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan, apakah berjalan baik dan lancar atau tidak, agar pada kegiatan berikutnya tidak terulang kembali kesalahan atau kekurangan yang terjadi pada kegiatan tersebut.

Pembuatan Output

Dalam tahap ini pun biasanya dijadikan tahap pembuatan Output (jika ada). seperti pembuatan laporan, pembuatan video dokumentasi, buku, laporan dan lain-lain

~~Semoga bermanfaat~~